¿Conoces qué tipo de herramientas de teletrabajo vas a precisar y cuáles de ellas elegir si vas a trabajar remotamente?
Una vez que hemos pasado los primeros momentos de la pandemia COVID19, el teletrabajo parece afianzarse como una alternativa válida, al menos parcialmente, y con una mayor incidencia en multinacionales y empresas de mayor tamaño.
Sin embargo, algo positivo que ha obtenido la mediana y pequeña empresa es estar preparada para una contigencia que obligue a trabajar de forma descentralizada. Y aquí no solo nos referimos a otra posible crisis sanitaria; grandes atascos de tráfico, caídas de servicio eléctrico o de internet en las oficinas corporativas, algaradas y desórdenes públicos, eventos atmosféricos como nieve o huracanes también entrarían en esta lista de contingencias.
Sin ser tan catastrófico, el mero hecho de atender algún día a tus hijos en casa, esperar a un técnico en reparaciones domésticas o encontrarse con molestias y aislarse ante la eventualidad de contagiar al resto de la plantilla son motivos suficientes para estar bien preparados para el teletrabajo.
Necesidades ante el teletrabajo según el tamaño de cada empresa
No podemos hablar de herramientas de teletrabajo sin tener en cuenta el tamaño de la empresa, que conlleva asociadas distintas y variadas necesidades y disponibilidad de recursos.
Requerimientos del teletrabajo de la pequeña empresa
Por su naturaleza, la principal característica de la pequeña empresa es su agilidad. El contacto con su clientela tiene un carácter muy personal. No existen procedimientos rígidos porque lo que prima es el buen y rápido servicio al cliente.
Por otra parte, aunque no es conveniente descartarlo, no suele ser el blanco de ataques de hackers maliciosos, por lo que las normas básicas de seguridad suelen ser suficientes para desarrollar su actividad sin problema.
En tercer lugar, y muy relacionado con lo anterior, no dispone de grandes recursos técnicos que ordenen el trabajo. Digamos que el personal suele apañarse con los conocimientos que tiene lo que, en combinación con una estructura flexible, hace que prime el resultado del trabajo antes que el seguimiento de normas rígidas.
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Requerimientos del teletrabajo de la mediana empresa
En el capítulo de las empresas medianas encontramos habitualmente la flexibilidad de la pequeña empresa pero, en este caso, supeditada a la existencia de una jerarquía que condiciona el trabajo diario de sus empleados.
Sin duda, la seguridad es muy importante, ya que el hacker sabe que suelen tener grandes agujeros de seguridad en el sistema, lo que les permite introducirse con relativa facilidad para suplantar la personalidad de sus directivos u otros compañeros.
Suele tener una estructura técnica de soporte a los usuarios, muchas veces colapsada por la cantidad de incidencias. Debido a la necesidad de mantener una alta seguridad, los equipos y la infraestructura suelen estar reglamentados, definiendo qué aplicaciones están autorizadas y en qué circunstancias.
Requerimientos del teletrabajo de la gran empresa
En este tercer capítulo, la gran empresa, encontraremos procedimientos rígidos, tanto en lo que hace a los procedimientos de carácter interno como aquellos relacionados con los clientes. De esta forma se asegura la correcta toma de decisiones sin necesidad de consultar cada caso con la dirección.
La seguridad es muy importante. Aunque los hackers saben que suelen tener sistemas de protecciones mucho más avanzados que la pequeña y mediana empresa, el acceso no autorizado supone un reto y un enriquecimiento mucho mayor. Por este motivo, los equipos usados suelen estar cerrados y monitorizados por aplicaciones.
Herramientas de teletrabajo
VPN (Virtual Private Network)
La VPN es un sistema que permite una conexión privada y cerrada entre el usuario y el servidor de nuestra empresa. La información que circula entre ambos está encriptada.
Otra consecuencia del uso de una VPN es que, a efectos prácticos, el usuario accede a los recursos de la red de la oficina como si estuviera presente en la propia oficina. Con ello, podremos acceder a discos, impresoras en la red o incluso a aplicaciones cuyo uso se restringe a la red de la oficina.
Para obtener servicios VPN debes consultar los disponibles en tu país. Puedes encontrar aquí una lista de los disponibles en Colombia.
Antivirus
Es obvio pero no podemos dejarlo pasar. Contar con un antivirus y antimalware actualizado es fundamental para la tranquilidad de toda la red. En muchas ocasiones, el hacker utiliza la vulnerabilidad del la terminal remota para introducirse en la red empresarial.
Windows defender, Kaspersky o Bitdefender son algunos de los antivirus más recomendados por terceros.
Útil en empresas pequeñas, medianas y grandes.
CRM – Customer Relationship Manager
Otra de las herramientas de teletrabajo fundamentales. Si trabajas en contacto con el cliente, o precisas conocer sus datos o historial, una herramienta CRM es imprescindible para poder disponer de toda su información. Y no solo información de carácter comercial; la mayoría de CRMs hoy en día incorporan el ciclo entero: marketing, ventas y servicio.
Microsoft Dynamics Customer Service
Uno de los CRM’s de mayor difusión es Microsoft Dynamics Customer Service. Stand-alone o dentro del ERP Microsoft Dynamics Business Central o Microsoft Dynamics Finance and Operations, este CRM integra numerosas funciones que serán muy útiles en equipos geográficamente dispersos.
Útil en empresas medianas y grandes.
Gestión de proyectos
Si, por el contrario, tu trabajo está dirigido hacia la gestión de proyectos (o si también lo es junto al contacto con el cliente), será necesario que cuentes con esta herramienta de teletrabajo dirigida a la gestión de equipos.
Entre los clásicos, Microsoft Project y Asana. Más novedosos, Monday, Wrike y ActiveCollab.
Útil en empresas pequeñas, medianas y grandes.
Comunicación de equipos o con el cliente
Si, el email es muy práctico, especialmente cuando remitimos información que no corre prisa, o notificamos información de un tercero o queremos que quede por escrito. Pero, ¿qué sucede si deseo interactuar con otro compañero o con un cliente al momento, si deseo que la reunión sea cara a cara o cuando esa información debe quedar recogida en el expediente del proyecto?
Para eso surgieron útiles herramientas de teletrabajo como Microsoft Teams o Slack.
Útil en empresas pequeñas, medianas y grandes.
Discos virtuales
Aunque las redes permiten, gracias a la implantación de fibra óptica, unas rapidísimas velocidades entre dos puntos cualquiera, hay herramientas que no están preparadas para mover grandes volúmenes de datos. Así, si debes compartir cientos de megas, debemos utilizar los famosos y útiles discos virtuales, mediante los que todo tu equipo podrá gestionar su contenido.
La oferta en este capítulo es larga. A nosotros nos gusta Onedrive. También puedes utilizar Google drive, iDrive, SpiderOak y los ya reconocidos Dropbox y Box.
Prototipado
Si tu trabajo te exige realizar prototipado de productos, multimedia o diseño, compartirlos y mejorarlos interactuando con terceros, te dejamos cuatro opciónes distintas
XD
Marvel
Skecth
Útil en empresas pequeñas, medianas y grandes.
Gestión de conocimiento
En un entorno tan competitivo como el actual, la eficiencia es un grado. Ser eficaces realizando el menor consumo de recursos se impone como una obligación. Y, para alcanzar este grado de eficiencia es fundamental gestionar el conocimiento existente en la empresa, ganado en experiencias pasadas.
Aparecen las herramientas de gestion del conocimiento, de forma que los nuevos empleados pueden realizar itinerarios formativos o estudiar casos similares al que se plantea. De esta forma, la eficiencia y satisfacción del equipo crece exponencialmente.
Atlassian Confluence, Freshdeck o Sabio.
Útil en empresas medianas y grandes.
Gestión de empleados remotos
Muchos gestores quedan más tranquilos si pueden viauslizar cuáles son los empleados activos en cada momento, en qué tareas se encuentran y obtener un informe de la dedicación del empleado en un periodo de tiempo determinado.
Para ello Sesame y Effivision son herramientas que nos ayudarán a gestionar la dedicación de nuestros trabajadores en remoto.
Útil en empresas medianas y grandes.
Cualquiera de estas herramientas de teletrabajo te serán útiles, y todas tienen alternativa válida. Siempre encontrarás aquella que mejor se ajuste a tu empresa.
